Số hóa hồ sơ theo nguyên tắc “làm đến đâu chắc đến đó”

Thực hiện Kế hoạch số 03-KH/BCĐ ngày 15-5-2026 của Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số ngành Tổ chức xây dựng Đảng và Công văn số 1361-CV/BTCTW ngày 30-6-2026 của Ban Tổ chức Trung ương, Ban Thường vụ Thành ủy Hà Nội yêu cầu triển khai nhiệm vụ số hóa, tạo lập hồ sơ đảng viên thống nhất trong toàn Đảng bộ Thành phố.

Mục tiêu đặt ra là quán triệt và thực hiện nghiêm túc chủ trương đột phá chiến lược về chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương; chuyển mạnh phương thức quản lý hồ sơ đảng viên từ hồ sơ giấy truyền thống sang hồ sơ điện tử và dữ liệu số hiện đại. Qua đó, từng bước tối ưu hóa, hiện đại hóa công tác quản lý đảng viên, giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao hiệu quả lưu trữ, bảo quản, tra cứu và sử dụng dữ liệu trong toàn Đảng bộ Thành phố, đồng thời kết nối đồng bộ với Trung ương.

Kế hoạch xác định công tác tạo lập dữ liệu phải bảo đảm các tiêu chí cốt lõi “Đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Việc số hóa phải dựa trên hồ sơ giấy gốc đang được các cấp ủy, tổ chức đảng quản lý, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, thống nhất về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương pháp thực hiện, quản lý, lưu trữ và khai thác.

Đặc biệt, quá trình triển khai phải tuân thủ nguyên tắc: “Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”, tránh làm lướt, hình thức hoặc gây lãng phí nguồn lực. Hồ sơ điện tử sau khi hoàn thành số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu phải được cập nhật, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng lâu dài.

Triển khai theo lộ trình, ưu tiên hồ sơ cán bộ

Kế hoạch được triển khai đồng bộ tại tất cả các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ số hóa hồ sơ đảng viên trong toàn Đảng bộ Thành phố. Căn cứ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực, kinh phí và khối lượng hồ sơ, các đơn vị xây dựng lộ trình phù hợp, song phải bảo đảm hoàn thành đầy đủ các thành phần hồ sơ đảng viên theo quy định.

Trong tháng 9/2026, các cấp ủy, tổ chức đảng tập trung rà soát, phân loại, chuẩn bị hồ sơ. Thứ tự ưu tiên được xác định gồm hồ sơ đảng viên là cán bộ lãnh đạo diện Ban Thường vụ Thành ủy quản lý; hồ sơ đảng viên là cán bộ diện cấp ủy quản lý, trong đó có cán bộ, công chức, viên chức đương chức trong hệ thống chính trị và bí thư, phó bí thư, cấp ủy thôn, tổ dân phố; sau đó là hồ sơ đảng viên các đối tượng khác, bao gồm hồ sơ của đảng viên từ trần, đảng viên xóa tên.

Từ tháng 10/2026, Thành phố triển khai số hóa theo 3 giai đoạn. Giai đoạn 1 tập trung vào hồ sơ đảng viên là cán bộ lãnh đạo diện Ban Thường vụ Thành ủy quản lý và cán bộ đương chức diện cấp ủy quản lý, phấn đấu hoàn thành trong quý I/2027 hoặc khi có yêu cầu cụ thể của Trung ương. Giai đoạn 2 thực hiện đối với cán bộ đương chức trong hệ thống chính trị không giữ chức vụ lãnh đạo và bí thư, phó bí thư, cấp ủy thôn, tổ dân phố. Giai đoạn 3 thực hiện đối với các đối tượng còn lại.

Sau khi số hóa, hồ sơ phải được kiểm tra chất lượng, ký số xác nhận và cập nhật vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Thành phố phấn đấu hoàn thành cập nhật 100% dữ liệu số hóa của đảng viên lên hệ thống trong tháng 6/2027.

Kế hoạch đồng thời quy định chặt chẽ yêu cầu đối với tài liệu số hóa. Mỗi thành phần hồ sơ được lưu thành một tệp riêng; tài liệu phải đúng thứ tự hồ sơ giấy gốc, không thiếu, thừa hoặc trùng lặp; đầy đủ số lượng trang; hình ảnh phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng nội dung tài liệu gốc, không mất góc, mất lề, cắt xén, nghiêng, xoay sai hướng, lệch trang hoặc biến dạng, bảo đảm thuận tiện cho việc tra cứu và khai thác trên môi trường điện tử.

Cập nhật dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin

Cùng với số hóa hồ sơ, Kế hoạch số 95-KH/TU quy định quy trình rà soát, cập nhật thông tin đảng viên trên Sổ tay đảng viên điện tử. Đảng viên đăng nhập hệ thống để kiểm tra, đối chiếu thông tin, cập nhật, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin và gửi đề nghị cập nhật. Chi ủy hoặc bí thư, phó bí thư chi bộ nơi không có chi ủy kiểm tra, rà soát và xác nhận; cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên tiếp tục kiểm tra, phê duyệt. Sau khi được xác nhận, phê duyệt, thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0; hệ thống tự động ghi nhận lịch sử thay đổi, thời gian cập nhật và chủ thể thực hiện.

Việc cập nhật phải bảo đảm thông tin chính xác, đầy đủ tại thời điểm cập nhật, được kiểm tra, xác nhận, phê duyệt đúng thẩm quyền và lưu vết trên hệ thống. Kế hoạch lưu ý không thực hiện bóc tách, nhập lại dữ liệu đại trà từ hồ sơ giấy để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0.

Cùng với yêu cầu về chất lượng dữ liệu, công tác bảo đảm an toàn thông tin được đặt ra nghiêm ngặt. Hồ sơ đảng viên điện tử phải được quản lý, lưu trữ, khai thác và sử dụng theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an toàn thông tin mạng và các quy định liên quan.

Quá trình số hóa phải được tổ chức trong môi trường được kiểm soát về con người, thiết bị, dữ liệu và không gian làm việc; không để xảy ra mất hồ sơ giấy, thất thoát dữ liệu số, sao chụp hoặc kết nối trái phép. Dữ liệu phải được sao lưu định kỳ, bảo đảm khả năng khôi phục khi xảy ra sự cố; dữ liệu sao lưu được quản lý, bảo vệ và lưu trữ theo chế độ bảo mật tương đương dữ liệu gốc.

Ban Thường vụ Thành ủy yêu cầu các cơ quan, đơn vị liên quan chủ động bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, thiết bị, kinh phí và các điều kiện cần thiết; tăng cường kiểm tra, giám sát chất lượng dữ liệu trong từng khâu số hóa, tạo lập và cập nhật. Ban Tổ chức Thành ủy là cơ quan chủ trì tham mưu, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp kết quả thực hiện; Văn phòng Thành ủy làm đầu mối phối hợp triển khai các điều kiện kỹ thuật, bảo đảm đường truyền, thiết bị và an toàn thông tin thuộc phạm vi quản lý.

Ban Thường vụ các đảng ủy trực thuộc Thành ủy có trách nhiệm xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể, phân công rõ trách nhiệm, kiểm soát chặt chẽ chất lượng dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, thống nhất của dữ liệu đảng viên thuộc phạm vi quản lý. Ban xây dựng Đảng đảng ủy các xã, phường và các đảng ủy trực thuộc Thành ủy trực tiếp tham mưu, tổ chức thực hiện số hóa, cập nhật hồ sơ, bảo đảm đúng quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng và tiến độ đề ra.

Việc triển khai Kế hoạch số 95-KH/TU là bước cụ thể hóa yêu cầu chuyển đổi số trong công tác tổ chức xây dựng Đảng, hướng tới hình thành hệ thống hồ sơ đảng viên điện tử được quản lý thống nhất, dữ liệu chính xác, an toàn và có khả năng khai thác hiệu quả, phục vụ lâu dài công tác quản lý đảng viên và các nhiệm vụ tổ chức xây dựng Đảng của Thành phố.

Nguyễn Như Quyền